Yerinde kontrol süresi projenin kapsamına göre değişir.
Faydalanıcıya, durumunu belge ile kanıtlayabildiği durumlarda, hatanın düzeltilebilmesi için süre verilebilir. Örneğin, makine ve ekipmanların arızalanması gibi sebeplerle yerinde bulunmaması ancak faydalanıcının servis kayıtları vb. ile durumunu kanıtlayabilmesi durumunda, bu ek süre verilebilir. Verilecek süre, hatanın boyutu, giderilmesi için gerekli kaynakların (yurtiçi/yurtdışı) temin edilme koşullarına göre belirlenir.
Yerinde kontrol gerçekleştirildikten sonra Yerinde Kontrol Uzmanları ve başvuru sahibi/faydalanıcı tarafından “Yerinde Kontroller İçin Kontrol Listesi” formunun ilgili kısmı imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibi/faydalanıcıya verilir.
Yerinde kontroller, IPARD Programında başvurusu kabul edilen projeler için, başvuru sahibine/faydalanıcıya ait ve kontrol sırasında denetlenebilen taahhütleri ve yükümlülükleri kapsayacak şekilde gerçekleştirilecektir. Yerinde kontroller belgelerin doğruluğunun gözden geçirilmesi, destek kapsamındaki uygun yatırımların, niteliğinin ve sözleşmeye uygunluğunun proje adresinde kontrol edilmesi ve projenin kullanımı veya amaçlanan kullanımın ilgili kıstaslara göre uygunluğunun kontrol edilmesidir.
Yerinde kontroller, Uygulama Öncesi Yerinde Kontroller (Sözleşme Öncesi ve Ödeme Öncesi) ve Uygulama Sonrası Yerinde Kontroller olmak üzere iki grup altında toplanır. Sözleşme Öncesi Yerinde Kontroller projenin olası başlangıcından önce, Ödeme Öncesi Yerinde Kontroller faydalanıcıya yapılacak ödemeden önce ve Uygulama Sonrası Yerinde Kontroller ise faydalanıcıya yapılan nihai ödeme tarihinden itibaren 5 yıl içinde yapılır.
Bu kontrol, başvuru sahibinin, başvuru paketinde sunduğu bilgi ve belgelerin (başvuru formu, iş planı ve ekleri proje bilgileri, kimlik bilgisi, adres vb.) yerinde doğrulanması ve projenin olası başlangıcından önce mevcut durumun yerinde kontrol edilmesi amacıyla yapılır.
Bu kontrol, ödemeden önce ve projenin uygulama süresi boyunca ödeme talep paketinde belirtilen verileri doğrulamak ve faydalanıcıya ait taahhütlerin ve yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğini kontrol etmek amacıyla yapılır.
Bu kontrol, son ödemesi yapılan projelerin; TKDK ve faydalanıcı arasında imzalanan sözleşme ve eklerindeki şartlar ile uygunluk koşullarının devam edip etmediğini yerinde kontrol etmek amacıyla yapılır.
Yerinde kontroller, Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu’nda (TKDK) görevli Yerinde Kontrol Uzmanları tarafından gerçekleştirilir.
Yerinde kontrolün herhangi bir aşamasına katılan bir Yerinde Kontrol Uzmanı aynı yatırım faaliyetinin diğer yerinde kontrol aşamalarına katılmayacaktır.
Sözleşme Öncesi dönemde Merkez ve İl Koordinatörlükleri tarafından gerçekleştirilecek yerinde kontroller, başvuru sahibine 48 saati geçmemek kaydıyla bildirilir. Uygulama Sonrası dönemde ise Merkez tarafından gerçekleştirilecek yerinde kontroller faydalanıcıya yine 48 saati geçmemek kaydıyla bildirilir. İl Koordinatörlükleri’nde ise Uygulama Sonrası Yerinde Kontrollere bildirim yapılmadan gidilir.
Ödeme öncesi dönemde ise faydalanıcıya yerinde kontrolün tarihi ve saati önceden bildirilebileceği gibi, yerinde kontrollere habersiz olarak da gidilebilir. Eğer bildirim yapılacaksa 48 saati geçmemelidir.
Yerinde kontrol sırasında başvuru sahibinin/faydalanıcının veya vekilinin proje adresinde hazır bulunması gerekmektedir.
Başvuru sahibi/faydalanıcı yerinde kontrol sırasında gerekli koşulları sağlamakla(güvenlik tedbirlerini almak vb.), kontrolün işleyişini tehlikeye atabilecek her türlü davranıştan kaçınmakla, Yerinde Kontrol Uzmanlarına kontrol edilen yer ve ekipman ile ilgili güvenlik düzenlemeleri hakkında bilgi vermekle, istendiği takdirde, proje kapsamında yapılan kontrollerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi Yerinde Kontrol Uzmanlarına sunmakla, yerinde kontrol ekibinin; araziye, ilgili her türlü uygulama binasına ve bölümlerine, yer ve araçlar ile hesap dokümanlarına, kayıtlara, bilgilere ve iletişim araçlarına ya da diğer aletlere erişimine izin vermekle yükümlüdür.
Yerinde kontrol sırasında başvuru sahibinin/faydalanıcının bizzat proje adresinde bulunması gerekmez, vekil kabul edilmektedir.
Başvuru sahibi/faydalanıcı yerinde kontrol bulgularına katılmadığı durumlarda, yerinde kontrol ziyaretinden itibaren 10 gün içinde, itiraz için dilekçe ile TKDK Merkez'e başvuru yapabilir.
Ödeme Talep Paketinin içeriği faydalanıcı ile Kurumumuz arasında yapılan sözleşmeye göre değişiklik arz eder. ÖTP farklı türde belgeler içerir, bunlar;
1. İmzalanmış Beyan Dokümanları
2. Ödemeye esas belgeler:
3. Sözleşmede yer alan yapım işi ve/veya makine ekipman alımı ve/veya görünürlük ve/veya genel giderler harcamalarına ilişkin belgeler v.b.
(Bu konuda daha detaylı bilgi için ÖTP Hazırlama Rehberi’ne bakınız.)
4. Metraj cetveli(.xls), hak ediş raporu(.xls) ve teknik çizimlerin(.dwg) CD içerisinde elektronik kopyası.
Faydalanıcının, gerekliliklerini tamamlayıp ödeme talebinde bulunmak istediği taksit için 2 (iki ) adet ÖTP hazırlayıp İl Koordinatörlüğüne teslim etmesi gerekmektedir. ÖTP ’ lerden birincisi belgelerin asıllarından diğeri ise asıl belgelerin kopyalarından oluşacaktır. Böylece faydalanıcı bir asıl bir kopya ÖTP hazırlayıp İl Koordinatörlüğüne sunmalıdır.
Ödeme Talep Paketi hangi taksite ait ise o taksit için Sözleşme’de belirlenmiş olan ÖTP teslim tarihine kadar, proje başvurusu yapılan ildeki TKDK İl Koordinatörlüğü’ne teslim edilecektir. Yatırım Sözleşme’de yazan tarihten daha erken bir tarihte tamamlanmış ise Faydalanıcı ilgili il koordinatörlüğüne dilekçe ile erken teslim etmek istediklerini bildirebilirler. Bu durumda “Ödeme Talep Paketi Teslimine İlişkin Mektup” eline ulaştıktan sonra ÖTP’yi sunabilirler.
Faydalanıcılar ya da yasal temsilcileri, Ödeme Talep Paketini yatırımın uygulandığı ilde bulunan TKDK İl Koordinatörlüklerine teslim edebilirler.
Ödeme Talep Paketi;
• Gerçek Kişilerde; faydalanıcının kendisi veya noter onaylı vekâlet belgesine sahip vekili,
• Tüzel Kişilerde; tüzel kişiliği yasal olarak temsil ve ilzama yetkili kişi (İmza Sirküleri ve Ticaret Sicil Gazetesi ile tüzel kişiliği yasal olarak temsile ve tüzel kişilik adına imzaya yetkili olduğunu ÖTP teslim aşamasında ispatlamalıdır) veya tüzel kişiliği yasal olarak temsil ve ilzama yetkili kişinin yokluğunda bu kişinin noter onaylı vekâlet belgesine sahip vekili tarafından yatırımın uygulandığı ilde bulunan TKDK İl Koordinatörlüğüne teslim edilir.
Ödeme Talep Paketi'nin ilgili İl Koordinatörlüğü'ne teslim edilmesinin ardından, Kurumumuz tarafından yapılacak kontrollerde faydalanıcıdan kaynaklanan herhangi bir eksiklik olmaması durumunda en geç 6 ay içerisinde faydalanıcıya ödeme yapılması için Ödeme Emri hazırlanır ve faydalanıcının hesabına ödeme yapılır.
Ülkeyi etkileyen bir doğal afet olması durumunda, faydalanıcı avans ödeme talebinde bulunabilir. Bu durumdaki projeler için Türkiye, Avrupa Komisyonundan avans talebinde bulunabilir. Komisyon tarafından olağanüstü doğal bir afetin ülkeyi etkilediği kararı verilmesi durumunda, Türkiye’nin talebi üzerine bölgede etkilenen ilgili projelere belirli bir dönem için avans ödemelerine izin verebilir. (Sektörel Anlaşma Madde 57)
Türkiye’de herhangi doğal afet olması durumunda Bakanlar Kurulu Kararı ile söz konusu bölge doğal afet bölgesi olarak ilan edilmektedir. Doğal afetten zarar gören faydalanıcı, onaylanan yatırımın toplam maliyetinin %20’sini aşmamak kaydıyla avans talebini projenin uygulanmakta olduğu İl Koordinatörlüğü'ne iletir.
Faydalanıcı ödeme tutarına ilişkin bildirime itirazını yazılı olarak, bilgilendirmenin kendisine yapıldığı tarihi takiben 10 gün içinde TKDK Merkezine bir dilekçe yolu ile şahsen veya iadeli taahhütlü posta ya da APS yolu ile yapabilir. Yapılan itirazın sonucunu bildiren resmi cevap mektubu faydalanıcıya yazılı itirazının alınmasını takiben 15 gün içinde gönderilir. (Yazılı olarak itiraz yapılması ve ilgili süre kısıtlarına dikkat edilmesi önemlidir.)
Faydalanıcı, her bir aşamada İl Koordinatörlüğü’ne sunacağı ÖTP’yi tam ve doğru olarak hazırlamakla yükümlüdür. Bu nedenle, ÖTP’nin temel belgeleri olan E’li belgelerin nasıl doldurulacağı, ÖTP içerisine hangi belgelerin bulunacağı, bu belgelerin nerelerden temin edileceği ve sürecin nasıl dikkatlice yürütüleceği, faydalanıcıya ÖTP teslim tarihini hatırlatmak ve beyan dokümanlarını göndermek üzere hazırlanan mektup ekinde ki CD içerisinde gönderilen “ÖTP Hazırlama Rehberi”nde de açıklanmıştır. ÖTP Hazırlama Rehberi’ne www.tkdk.gov.tr web sitesinden de ulaşılabilir. Ayrıca, beyan dokümanlarının yönlendirici notlarından da destek alabilir.
Faydalanıcının teslim etmesi gereken belgelerin geçerlilik süresi, belgelerin türüne göre farklılık göstermektedir. Faydalanıcı ÖTP içerisinde getirmesi gereken belgelerin geçerlilik süreleri hakkında detaylı bilgiyi ÖTP Hazırlama Rehberi’nde bulabilir.
Yanlışlığın fark edilmesinin ardından en kısa sürede faydalanıcı tarafından TKDK Merkezine bir dilekçe ile durumun bildirilmesi gerekmektedir. (Faydalanıcı tarafından yapılan bildirim TKDK Merkezine bir dilekçe yolu ile şahsen veya iadeli taahhütlü posta ya da APS yolu ile yapabilir.
Fazla Ödeme Durumunda; Yapılacak inceleme sonucunda fazla ödeme tespit edilirse, faydalanıcının Kurum’a geri ödemesi gereken miktar ve son ödeme tarihi bildirim mektubuyla faydalanıcıya bildirilir.
Eksik Ödeme Durumunda; Yapılan inceleme sonucunda eksik ödeme tespit edilirse, Kurum’un faydalanıcıya ödeyeceği miktar ve son ödeme tarihi bildirim mektubuyla faydalanıcıya bildirilir ve eksik yatırılan tutar faydalanıcının hesabına aktarılır.
24.12.2008 tarihli Resmi Gazete’nin 2008/14450 sayılı kararında yayınlanan “Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Toplulukları Komisyonu Arasında Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ile Temin Edilen Yardımın Uygulanması Çerçevesinde Türkiye Cumhuriyeti’ne sağlanan Avrupa Topluluğu Mali Yardımları ile İlgili İşbirliği Kuralları Hakkında Çerçeve Anlaşma”da Kurumumuz ile destek sözleşmesi imzalayan faydalanıcıların faydalanabilecekleri vergi muafiyetleri hakkında detaylı bilgi edilebilir.
Faydalanıcı, yatırım kapsamında uygun harcama olarak edinilmiş taşınır/taşınmaz varlıkların her birini TKDK lehine, en az ilgili uygun harcama kaleminin fatura tutarı üzerinden sigortalatmakla yükümlüdür. Faydalanıcı sigorta poliçesini ÖTP içerisinde sunmalıdır.
Ödeme öncesi yerinde kontroller İl Koordinatörlüğünde veya Merkez Tahakkuk Koordinatörlüğünde (faydalanıcıya ait projenin örnekleme sonucunda Merkez tarafından ikincil kontrolünün yapılmasına karar verilmesi durumunda) görevli yerinde kontrol uzmanları tarafından gerçekleştirilir. Faydalanıcılar, yerinde kontrol uzmanlarından, projenin kontrolüne ilişkin yetki belgesini sunmalarını isteme hakkına sahiptir.
Faydalanıcıya ödeme öncesi yerinde kontrolün tarihi ve saati önceden bildirilebileceği gibi, yerinde kontrollere habersiz olarak da gidilebilir.
Faydalanıcı ya da vekili (vekâletnamenin noter onaylı olması gerekiyor) ödeme öncesi yerinde kontrolde bizzat hazır bulunmak zorundadır. Faydalanıcı ya da vekili bulunmadığı takdirde yerinde kontrol gerçekleştirilmez.
Ödeme öncesi yerinde kontrolde eksiklikler tespit edildiğinde, bu eksikliklerin tamamlanması için faydalanıcıya ek süre verilmemektedir.
Ödeme öncesi yerinde kontroller, Ödeme Talep Paketinde yer alan yatırımların/harcamaların Sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini kontrol etmek, faydalanıcının Sözleşmeden gelen yükümlülüklerini ve taahhütlerini yerine getirilip getirilmediğini kontrol etmek amacıyla yapılmaktadır.
Faydalanıcı ödeme öncesi dönemde arıcılık kayıt sistemine kayıtlı en az 30 adet aktif (içinde arı kolonisi olan) kovana sahip olmalıdır. Faydalanıcının arıcılık kayıt sistemine kayıtlı olan ve kayıtlı olmayan aktif kovanlarının toplam sayısı 500’ü geçemez.
Faydalanıcının tabi olduğu vergi sınıfına göre yerinde kontroller esnasında hazır bulundurması gereken muhasebe evrakları şunlardır:
A-Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Faydalanıcı:
1-Yevmiye Defteri (Günlük Defter ) (Vergi Usul Kanuna ve Sözleşmeye Göre Tutmalı)
2-Defter-i Kebir (Büyük Defter) (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanuna ve Sözleşmeye Göre Tutmalı)
3-Envanter Defteri (Duran Varlık Defteri) (Vergi Usul Kanuna ve Sözleşmeye Göre Tutmalı)
4- Güncel Bilanço (Vergi Dairesi, Mali Müşavir veya Muhasebecisi Tarafından İmzalı ve Onaylı)
5-Güncel Gelir Tablosu (Vergi Dairesi, Mali Müşavir veya Muhasebecisi Tarafından İmzalı ve Onaylı)
6-Güncel Mizan (Mali Müşavir veya Muhasebecisi Tarafından İmzalı ve Onaylı)
7-Ödeme Talep Paketinde Belirtilen Uygun Harcamalara Fatura, İrsaliye, Dekont v.b. Belgeler Yerinde kontrol esnasında hazır bulundurulmalıdır.
B-İşletme Esasına Göre Defter Tutan Faydalanıcı:
1-İşletme Hesap Defteri (Vergi Usul Kanuna Göre ve Sözleşmeye Göre Tutmalı)
2- Güncel İşletme Hesap Özeti (Vergi Dairesi, Mali Müşavir veya Muhasebecisi Tarafından İmzalı ve Onaylı)
3- Ödeme Talep Paketinde Belirtilen Uygun Harcamalara Fatura, İrsaliye, Dekont v.b. Belgeler Yerinde kontrol esnasında hazır bulundurulmalıdır.
C-Basit Usule Göre Defter Tutan Faydalanıcı:
1-Vergi Beyannamesine Göre Hesap Özeti (Vergi Dairesi, Mali Müşavir, Muhasebecisi veya Kayıtlı Olduğu Oda Tarafından İmzalı ve Onaylı)
2-Ödeme Talep Paketinde Belirtilen Uygun Harcamalara Fatura, İrsaliye, Dekont v.b. Belgeler Yerinde kontrol esnasında hazır bulundurulmalıdır.
D-Tevkifata Tabi Faydalanıcı:
1-Müstahsil Makbuzları
2- Ödeme Talep Paketinde Belirtilen Uygun Harcamalara Fatura, İrsaliye, Dekont v.b. Belgeler Yerinde kontrol esnasında hazır bulundurulmalıdır.
